Como escolher um Espaço de Eventos Corporativos ideal para Congressos, Seminários, Shows, Feiras, etc
Um dos itens mais importante ao organizar um evento corporativo, é sem dúvida a escolha correta do local e que pode influenciar completamente no sucesso do seu evento.
Afinal, é um momento em que os convidados precisam se sentir confortáveis para que o objetivo seja alcançado, como por exemplo, aprender conteúdos de um workshop, oficina, treinamentos entre muitos outros. Por isso, antes de decidir, é necessário saber se o espaço para evento corporativo está de acordo com as suas necessidades.
Em primeiro lugar, é necessário realizar um planejamento que leve em consideração o tipo e o tema do evento, público-alvo, tempo em que será realizado, o tipo de refeição que será servida (será um jantar, almoço ou somente um lanche?).
Além disso, a data do evento corporativo é outro ponto que deve ser bem planejado, pois isso pode definir se será um evento que ocorrerá em um ambiente todo fechado ou terá alguns momentos outdoor. Já imaginou ter que mudar os planos de um momento para outro por conta do clima?
Com o planejamento em mãos, você tem mais alguns detalhes a seguir antes de definir o espaço para evento corporativo ideal para sua empresa.
Como escolher o espaço para um evento corporativo ideal?
As opções de espaço para realizar seu evento não faltam e podem saltar aos olhos em um primeiro contato, mas é necessário avaliar a fundo o se tudo que você precisa para seu evento.
- O local do evento é compatível com o orçamento?
Em eventos corporativos, uma boa parte do orçamento será destinado à locação do espaço, pois é a partir disso que todos os outros itens serão decididos e, queremos que os convidados/ participantes tenham o melhor.
Se já existe alguma opção de lugar disponível, você pode fazer um check-list de outros itens que devem ser avaliados antes de decidir onde será o seu evento corporativo, como, por exemplo, os próximos itens que apresentaremos a seguir.
- A estrutura do espaço para o evento corporativo
Em qualquer evento corporativo a estrutura do local garante um bom funcionamento dos equipamentos e comporta bem os convidados. Na hora de escolher o melhor espaço analise se o local possui equipamentos de som e áudio de primeira qualidade.
Algo essencial que deve ser observado também é o ar condicionado que garante não somente o bem-estar dos convidados, mas ajuda a manter os alimentos na temperatura certa.
Outro ponto é um gerador de energia, para que, caso a energia falhe, o seu evento não pare de jeito nenhum! Afinal, esse é um contratempo que ninguém quer que aconteça, mas que não podemos evitar ou prever.
Falando em evitar imprevistos, certifique-se que o espaço tenha saídas de segurança, extintores e protocolos de segurança para garantir a comodidade de todos em casos de emergência. Não esqueça de verificar se o local possui Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB), que é importante para saber que o lugar está de acordo com os padrões de segurança.
Além disso, itens como estacionamento próprio, a quantidade de banheiros, suas condições e como os convidados vão se acomodar (cadeiras confortáveis, poltronas entre outros).
- Qual é o tipo de evento?
Qual será o seu evento? Um workshop aberto ao público? Um treinamento interno? Confraternização de fim de ano? Quantos convidados serão?
Mesmo que não tenha algum número exato de participantes, é de extrema importância saber um número aproximado de pessoas que participarão do seu evento. Esse número é importante para escolher o melhor espaço para eventos corporativos e também outros itens como Buffet e material gráfico.
O local deve comportar confortavelmente todos os convidados, com espaço para que eles possam transitar, interagir e também para as atividades que acontecem em um evento, como as dinâmicas individuais e de grupo.
- Pensando em facilitar o acesso
Hoje em dia é primordial pensar em espaços que facilitem a entrada e também o trânsito das pessoas que têm necessidades especiais. Por isso, verifique se o local possui rampas de acesso, vagas especiais e se os corredores possuem largura suficiente para cadeiras de rodas.
Verifique também se há a possibilidade de intérpretes de libras se alocarem no local e se algum desses convidados necessitarão de acompanhante. Se a resposta for sim, esses devem ser colocados na lista de convidados! Não se esqueça!
- Uma boa localização é garantia de sucesso
Eventos corporativos precisam também estar bem localizados, para que todos os convidados possam encontrar com facilidade e ao final conseguirem se localizar na cidade sem problemas e em qualquer horário do dia, não é mesmo?
Por isso, prefira um espaço para evento corporativo que seja mais central, em bairros mais conhecidos e até mesmo tradicionais. Além disso, que tenha pontos de táxi ou carros por aplicativos e também estacionamentos extras por perto, assim, caso as vagas internas se esgotem, os participantes poderão deixar seus veículos em local seguro!
Nossos belíssimos espaços, localizados no Alto da Mooca, são o cenário perfeito para o seu evento.
- O espaço para evento corporativo já tem buffet?
É costume que salões de festa já ofereçam serviço de buffet para eventos, deixando muito mais simples a tarefa de quem organiza o evento corporativo, até mesmo com degustação do menu, para que no dia tudo esteja de acordo com o pedido.
Contudo, deve ser observado, além da qualidade, qual tipo de refeição será servida. Um almoço? lanche? jantar ou coquetel?
É importante que o espaço para evento corporativo tenha condições de se adequar às necessidades do seu evento, afinal, dependendo da duração do evento, será necessário muito mais que apenas apenas entradas e coquetéis.
Além disso, opte por espaços que ofereçam pratos feitos na hora, para que seus convidados tenham uma refeição de qualidade enquanto aproveitam o evento.
- Outros serviços essenciais
Não é só de espaço que é feito um evento corporativo, algumas outras equipes, como por exemplo fotógrafos para cobrirem o evento, DJ’s para as músicas do intervalo, cerimonial para a recepção e é claro a decoração.
Para facilitar na organização, verifique se espaço para evento corporativo escolhido possui parcerias e também pacotes personalizados que incorporam todos os serviços necessários, dessa maneira, garantindo a qualidade da entrega, já que, normalmente, essas empresas são escolhidas após muita pesquisa e confiança.
Muito melhor, não é mesmo?
- Experiência em receber eventos
A nossa última dica e uma das mais importantes é buscar referências do espaço para evento corporativo em redes sociais, com outros organizadores de eventos e é claro, conversando com a própria empresa e conhecendo seu portfólio de eventos.
Dessa maneira o seu evento corporativo terá muito mais chances de ter sucesso garantido!
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Aqui em Brasília, um dos melhores e que casa bem com todas as dicas, é o Orpheum Event Center, aproveita e dá uma olhadinha.
Tire todas as suas dúvidas aqui conosco, comente e conte se você tem alguma dúvida com relação a esse assunto!
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